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主管:國家新聞出版廣電總局
主辦:中國出版協會年鑒工作委員會

首頁>>經驗交流

務實創新 辦好外事年鑒

點擊數:29872011-10-30 00:00:00 來源: 年鑒網

《浙江外事年鑒》創辦于2005年,是全國第一種外事專業年鑒,由浙江省人民政府外事辦公室主辦,到2010年共正式出版了6本。六年來,和兄弟年鑒一樣,《浙江外事年鑒》以科學發展觀為指導,從自身實際出發,不斷探索創新,努力提高質量,擴大年鑒的影響,取得了一些成績,在全國和浙江省方志辦組織的年鑒編樣質量等評比中多次獲獎。2009年參加第四屆全國年鑒編纂出版質量評比,獲得地方專業年鑒綜合特等獎,框架結構設計一等獎、條目編寫特等獎、裝幀設計特等獎。

一、努力創新,如實反映地方外事工作特色

《浙江外事年鑒》的創辦,沒有可參考的現成經驗,也就沒有條條框框的束縛,可以從地方外事工作的實際出發,去闖,去試,走出一條具有本專業特色的辦刊之路。

2005年第一本《浙江外事年鑒》誕生,構建了初步的框架,確定了大致的內容范圍。在此基礎上,我們不斷總結經驗 ,結合實際工作需要,調整年鑒編纂思路,同時吸取了兄弟年鑒的長處,在框架結構、入編內容上逐年有所提高,年年都有新變化,編輯質量和實用效果都有了很大的提高。

年度特色是年鑒的重要特征,專業特色則是年鑒個性的具體體現。以2009年卷年鑒為例,我們在反映外事年鑒的兩個“特色”上下了較大的功夫。一是結合外事工作特點反映年度大事。2008年,四川汶川發生了舉世震驚的“5·12”大地震,這是中國的年度大事件,地震發生在遠離浙江的四川,而且看上去跟“外事”并無直接關系,《浙江外事年鑒》要不要記載?如何記載?我們認為,像這樣的年度大事在年鑒中應該有恰當的反映,關鍵是要找到與“外事”專業的結合點。我們密切關注地震后救援工作的進展情況,努力尋找這個結合點。地震發生后不久,全國人民積極響應黨中央、國務院的號召,緊急行動起來,全力以赴支持抗震救災工作,國際社會也紛紛伸出援手,向災區人民捐款捐物,有的還派出救援隊奔赴災區。浙江省的外國友好省州的負責人、友好組織、友好人士也紛紛來電、來函,表達對四川大地震遇難者的哀悼、對受災群眾的深切同情和誠摯慰問,并且積極捐款捐物,組織籌集災區急需的帳篷、藥品等物資。其中,浙江的友好省州澳大利亞西澳州向四川地震災區捐贈100萬澳元(約合670萬元人民幣),是外國友好省州最大一筆捐款。在中國為汶川地震遇難者舉行“哀悼日”期間,西澳州政府總理還專程前往中國駐珀斯總領事館,吊唁四川地震遇難者。在浙的許多外籍人士也迅速開展了捐獻和募捐活動。另一方面,全省各級外事部門更是踴躍捐款捐物,繳納特殊黨費,為幫助災區人民重建家園奉獻愛心。在巨災大難面前,顯現出來的這種不分國家、不分民族的愛心使我們深為感動,從中我們也看到了外事年鑒記載汶川大地震這樣的年度大事的結合點。于是我們在“特載”中特設了《大愛無疆——抗震救災特別記錄》專文,以實實在在的事實和數據,從浙江外事的角度,記載了國際友好城市、友好人士和全省外事系統干部職工在這場災難面前顯示出來的大愛之心,較好地體現了年度特色和專業特色。二是擴大視野,從更廣的角度反映專業特色?!墩憬馐履觇b》由省外辦主辦,但我們以為,她姓“浙江”,應該從全省的角度,反映全省的外事工作,而不是一本放大了的部門工作總結。實際上,浙江全省的涉外活動內容豐富,形式多樣,除了官方外事活動之外,還有企業的外事活動以及“民間外交”等。另外,隨著中國的改革開放,越來越多的外國人進入中國,國外輿論也十分關注中國,拿我省的義烏市來說,就有來自80多個國家和地區的上萬名外商常駐該市。外國人是怎樣認識和理解當今中國、怎樣看待浙江的改革開放和發展的?在外事年鑒中有這方面的記載,無疑有較好的借鑒和啟發作用,也是跳出部門局限、體現“大外事”原則、更好地體現專業特色的有益嘗試。因此,我們在2009年卷中增設了“外國人看浙江”欄目,從報紙、刊物和網上收集了21篇文章,其中既有外國媒體對浙江經濟社會發展的報道,也有外國政府官員、商人、留學生等在浙江的所見所聞,還有外國人在浙江創業的生動事例,內容比較豐富,可讀性比較強?!墩憬馐履觇b》大部分欄目采用條目體,但“外國人在浙江”欄目突破框框,不用條目體,大部分文章都經過摘編,內容更緊湊,信息量也相對較大。

2010年,我們進一步拓展年鑒收編內容,重點從大外事的角度,更好地反映浙江經濟社會發展的特色。浙江是經濟大省,也是民營經濟蓬勃發展的特色省份,民營經濟總量占了全省生產總值的70%以上,居全國第一。涌現了一大批名牌企業和企業家,這些企業做的是全球生意,對外交住很頻繁,但在目前的外事年鑒中還得不到反映。另外,浙江商人已成為中國第一大商幫,為數眾多的浙江商人在海外闖蕩,許多浙江人在海外求學生活。另外,大專院校也是對外交往的重要平臺,許多院校每年有大量的來訪、出訪和國際學術交流活動;隨著改革開放的逐步深入,對外開放度不斷提高,來浙江留學的外國學生也越來越多。為此,我們在2010年卷中新設“高校和企業外事”欄目,拓展年鑒內容,充分反映外事工作實際,更好地為黨和政府的中心工作服務,為經濟社會發展服務。

總之,我們認為,省級專業年鑒要體現專業特色,不能把眼光僅盯著本部門、本單位,而要放眼整個浙江、整個行業,盡可能全面地反映全行業的大事要事,才能更好地體現專業特色,年鑒才有更大的資料價值,從而更好地為經濟社會發展服務。

二、創新編輯形式,掌握年鑒編輯的主動權

年鑒的框架結構等一般由編輯部制定,眾多作者撰寫和提供稿件,編輯部按照已有的框架和條目寫作規范等,對來稿進行修改編纂。年鑒每年出一本,總的框架結構一旦確定下來,就基本處于穩定狀態,每年可能根據客觀形勢的發展變化等對框架結構作一些局部調整,一般不會有大的變動。年鑒的這一特點,使得編輯人員容易產生惰性,把編輯任務布置下去了,作者落實了,交稿時間明確了,就只要坐等稿子上門,最多打個電話催一下。另外,年鑒編輯人員活動范圍小,對生動、火熱的社會生活接觸少,對實際情況缺乏了解,視野比較狹窄,思維容易呆板、缺乏主觀能動性。編輯對全局的、各行各業的要事、新事心中無數,守株待兔、等米下鍋,來什么吃什么,這種情況下年鑒要提高質量、迅速及時全面準確地反映一地一行業的新情況、新變化,反映年度特色,是很難的。如何改變年鑒編輯守株待兔式的工作方法,變被動為主動,變等米下鍋為未雨綢繆呢?方法途徑有許多,比如編輯人員走出辦公室,主動深入實際調查研究,開闊眼界,掌握第一手材料等。我們體會,勤于動手,做好年鑒資料的收集積累工作,也是發揮主觀能動性,提高年鑒編輯質量的有效途徑之一。

為了掌握年鑒編輯的主動權,我們在主要依靠作者供稿的同時,平時翻閱了大量資料,特別是《浙江日報》、《浙江政報》等省委、省政府的權威報刊,以及外事專業刊物。凡與外事有關的報道和資料,都摘抄或剪下來貼在本子上。通過收集資料,對全省外事工作情況有了總的概念,編輯工作就有了比較明確的方向,比較主動了。在實際工作中,我們采取三個辦法;一是對“大事記”、“出訪”、“來訪”以及部門和市縣來稿,凡涉及時間、人名、地名和重要事件,都根據掌握的資料逐一進行核對,結果發現來稿中不少條目的時間、人名、地名等要素與我們掌握的資料有出入。有的是事件發生的時間不一樣,如2007年有位省領導率團訪問希臘和埃及,外事部門來稿的出訪起止時間是823日至92日,而我們掌握的資料是825日至93日,起止時間都不一樣,總的出訪時間差1天;有的是人名不一樣,如日本住友駐中國總代表,部門來稿中其名為“北村信夫”,而《浙江政報》為“北川信夫”;還有的是地名有出入、機構名稱不一致,等等。年鑒是歷史的記錄,真實是年鑒的生命。如果連基本的要素都不準確,年鑒的質量就無從談起。更何況外交無小事,外事年鑒的編輯工作必須慎之又慎,避免發生失實性、敏感性的錯誤。對于發現的信息出入,我們及時與作者聯系,要求作者核實,直至所發現的出入都得到糾正和統一。二是通過掌握的資料,檢視來稿內容是否齊全,有無遺漏的大事。例如我們摘錄的資料中有一條:20071128日,嘉興市入選聯合國統籌城鄉就業項目城市,全國僅5個城市入選,對嘉興市而言,這是比較重要的一個涉外事件,但2008年該市來稿中卻沒有這一內容。經與作者電話聯系,作者馬上補充發來這一重要條目。有些來稿條目內容不全,一些記載語焉不詳,缺乏基本要素,我們就利用掌握的資料對這些條目加以補充,使之更充實、規范。例如,2010年來稿中有個條目,只有60多字,說20092月韓國保寧市文化研究會一行34人來臺州松門鎮,探訪中國明朝的季金將軍故里。這位季金將軍是什么人?他與松門鎮有什么關系?韓國人為什么來探訪他的故里?這些讀者需要了解的信息文中都沒有交代,顯然這個條目信息殘缺,要素不全。我們根據查到時的資料對條目作了補充,解決了上述疑問,條目顯得豐滿可讀。三是運用積累的資料補白。2008年卷《浙江外事年鑒》共有“相關鏈接”、“短消息”、“外事史話”、“名詞解釋”等54條,基本上都是利用手頭積累的資料,以“鏈接”等方式補充的,補充的資料具有知識性,較有可讀性,還填補了版面空白。2009、2010年卷我們運用積累的資料用于“相關鏈接”、“短消息”、“名詞解釋”以及補充、糾正來稿信息都超過100條。2008、2009、2010年卷《浙江外事年鑒》基本做到了版無空頁,頁無空行。

這幾年,我們提出《浙江外事年鑒》的工作方針是“外樹形象,內抓質量”,在年鑒編纂工作中,我們始終把年鑒質量放在第一位。我們打破“三審三?!钡某R?,每一篇稿件,都經過三個人以上修改、審查,僅校對就達到四五遍,甚至更多。外事年鑒內容政策性強,涉及政治性、敏感性的內容和提法多,對此我們格外謹慎把關,遇到涉及政治性、敏感性的內容和提法,反復推敲,查找權威資料核對,確保不出任何政治性差錯。六年來,外事年鑒沒有發現政治性差錯,文字差錯率也逐年下降,2008年卷、2009年卷、2010年卷編輯部抽取部分文字自查,差錯率均為零。

三、組稿工作創新,主動發展公共關系

公共關系包含許多方面,作為編輯人員,要主動加強與作者的聯系與溝通,與作者建立和諧的工作關系,從而為建立穩定的、高質量的稿件來源渠道打好基礎。年鑒姓“年”,一年只編輯出版一次,其作者通常分散在各行各業各部門,一年只提供一次稿件,平時與編輯部幾乎沒有什么往來,要等到下一本年鑒編纂工作開始,編輯、作者雙方才會“再續前緣”,這是年鑒編纂工作的一大特點。編輯與作者之間這種似有似無的松散關系,容易使兩者之間感情比較淡薄,客觀上會影響到年鑒稿件的質量和按時交稿率。

為了加強與作者的聯系與溝通,我們作了一些嘗試,努力提高編輯人員的親和力,同時使編輯、作者之間聯系經?;?。平時,我們以編稿為平臺,主動加強與作者的聯系與溝通。在改稿中,遇到不明白不清楚的地方,主動打電話向作者請教;對有疑問的地方,及時與作者溝通,并提出修改意見。編輯部也盡可能地為作者提供力所能及的服務。年鑒作者大都搞文字工作的,他們在公文寫作中碰到一些詞語、語法、標點符號等方面的問題覺得沒有把握時,打電話向編輯部討教,我們都耐心給予解答。作者有私人方面的問題需要幫忙,編輯也盡可能提供幫助。每到新年,我們就向所有作者寄去有編輯部全體人員親筆簽名的精美賀卡??傊?,編輯經常把作者放在心上,作者也常常感覺到年鑒的存在,編輯、作者之間形成了一種常態的互動的和諧關系,雙方成了朋友。有的作者有空或乘便會來編輯部坐坐,與編輯聊聊工作,聊聊家長里短的事。編輯在與作者的互動交流中可以了解到許多實際情況,等于是一次不出門的調查研究,對年鑒組稿、編撰工作很有好處。有的作者結婚,特地給編輯部送來喜糖,雖然是小小幾盒巧克力,但我們常常感受到了作者對編輯的信任與情誼。

編輯部與作者的聯系,不僅僅是在年鑒編輯過程中,在向作者索要稿件時,還要貫穿在全書整個出版過程中?!墩憬馐履觇b》每年六月份出版,對外地的作者,我們都寄贈新書。在寄書的同時,我們逐個打電話對作者的支持表示謝意。對杭州的作者,我們不是簡單地打個電話讓作者來領書,而是逐一上門送書。借送書的機會,一是對作者表示感謝;二是與作者面對面交流,征求作者對年鑒工作的意見,了解他們為年鑒供稿遇到的問題,告知下一年的編輯計劃,與他們商討怎樣進一步提高稿件的寫作質量??吹骄庉嫴康耐静晦o辛苦,捧著沉甸甸的年鑒上門,作者都很感動。送書上門時,除了與作者聯系,我們也盡可能地與供稿單位的有關負責人聯系溝通,向他們通報年鑒工作情況,宣傳年鑒,使他們了解年鑒,取得他們對年鑒工作的支持。

主動走出象牙塔,了解實情,深入實際,密切聯系作者、讀者,以自己的親和力編織編輯、作者、讀者密不可分的和諧關系之網,為做好年鑒工作奠定了基礎。幾年來,我們外事年鑒的按時交稿率穩步提高。2008年按時交稿率為72%131日之前交稿);2009年達到75%,比上年提高3個百分點;2010年新增20多名新作者,仍然保持了75%的按時交稿率?!笆种杏屑Z,心中不慌”,較高的按時到稿率,為提高編輯質量、縮短出書時間奠定了堅實的基礎。幾年來,我們做到了在當年的6月份出書,成為全國年度最早出版的年鑒之一。

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